Videokonferenzen in Gänze aufzeichnen? Eine Klarstellung.

Die Aufzeichnung von Videokonferenzen ist ein scheinbar bequemes Mittel Entscheidungsprozesse und Diskussionen innerhalb des Unternehmens zu dokumentieren. Die weit verbreiteten gängigen Plattformen wie Teams, Zoom oder Google Meet bieten diese Funktionalität bereits integriert an. In der Regel ist die Funktionalität durch die IT-Abteilung für alle freigegeben.

Es scheint angesichts von unbegrenztem Speicherplatz und Zeitersparnis ein legitimes Mittel innerhalb des Unternehmens zu sein. Vieles spricht dafür eine Besprechung vollständig aufzeichnen. Für die Kolleginnen und Kollegen, die abends arbeiten oder aus anderen Gründen nicht teilnehmen können, scheint das spätere Anschauen der Besprechung ein bequemes Mittel um Verpasstes aufzuholen und einzelne Meinungen und Hinweise der KollegInnen nicht zu verpassen. Gleichzeitig kann man auch argumentieren, dass lästige Pflichten wie ein Protokoll anzufertigen entfallen können, da alles auf der sogenannten „Ton- und Videospur“ verfügbar ist.

Diese kurze, jedoch offen gesagt, sehr unkritische Darstellung widerspricht jedoch den Grundprinzipien des Datenschutzes. Wechselt man in die Perspektive des Datenschützers, der in erster Linie dem Betroffenen verpflichtet ist, so kommt man zu einer anderen Bewertung.

Betrachtet man zuerst den Zweck und die Mittel der Verarbeitung lässt sich das Folgende festhalten: Der Zweck ist in der Regel die Dokumentation von Unternehmensentscheidungen. Jedoch muss in die Bewertung in Gänze auch die Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung bewertet werden und ob hier nicht mildere Mittel den gleichen Effekt hätten. An dieser Stelle verliert klar die Aufzeichnung gegenüber anderen Lösungen der Dokumentation wie dem Protokoll oder der Notiz.

Einhellige Meinung ist ebenso das eine solche Aufzeichnung des gesprochenen Wortes nur einwilligungsbasiert erfolgen kann. Denn auch im Unternehmenskontext gilt der Schutzbereich des Rechts am gesprochenen Wort. Wer gegen das Recht am gesprochenen Wort verstößt, muss mit den Folgen rechnen. Dazu können auch Abmahnungen und Ansprüche auf Unterlassung zählen, bei Verschulden ist Schadensersatz zu leisten und bei schwerwiegenden Beeinträchtigungen auch Entschädigung. Die maßlose Protokollierung von Gesprächen hat ein Hamburger Unternehmen im letzten Jahr 35 Millionen Euro gekostet.

Es bleibt ebenso unbestritten, dass die Aufzeichnung einen intensiven Eingriff in die Persönlichkeitssphäre aller Beteiligten darstellt und sollte daher besonders zu rechtfertigen sein. Die Aufzeichnung stellt zusätzlich einen Überwachungsdruck gegenüber dem Teilnehmer dar. Zusätzlich betrachtet der Datenschützer immer die Grundprinzipien der DSGVO und hier ist die Datenminimierung ein ebenso wichtiges Thema. Die Dokumentation einer Entscheidung, einer Diskussion oder eines Projektstatus kann immer mit einer weniger einschneidenden Lösung bzw. einem milderen Mittel erreicht werden. Das Protokoll oder die Notiz gewinnt hier klar in der Bewertung der eingesetzten Mittel.

Natürlich können gewisse Fälle eine Ausnahme bilden. Beispielsweise die Aufzeichnung zu Trainingszwecken. Aber auch hier sollte datensparsam vorgegangen werden. Müssen alle Teilnehmer in Bild und Ton aufgezeichnet werden? Kann ein Training nicht auch durch den Einzelnen separat aufgezeichnet werden? Fragen denen man sich kritisch stellen muss, wie auch nach der Einwilligungslösung, dem Zugriffskonzept, der Aufbewahrungsfrist und wie man mit späteren Löschansprüchen Einzelner umgeht.

Als letztes Argument auch im Sinne der Zeitersparnis sollte jedes Unternehmen bedenken, welcher Zeitaufwand entsteht, wenn Mitarbeiter ein zweistündiges Meeting sich nochmal anschauen oder in 10 Minuten das Protokoll studieren.

Datenschutz bleibt spannend.