Die Endlich Ferien – Die schönste Zeit des Jahres!

Seit Corona ist nichts mehr so, wie es war – aber die Welt dreht sich weiter. Wie jedes Jahr stehen auch 2021 die Sommerferien vor der Tür.

Die Vorfreude auf eine Auszeit ist immer groß. Viele Mitarbeiter stehen kurz vor den Ferien oder ihrem Jahresurlaub und fiebern der Zeit entgegen, in der sie den geschäftlichen Laptop ausschalten und entspannen können. Doch was passiert beispielsweise mit Anrufen und E-Mails, wenn der Mitarbeiter über längere Zeit nicht erreichbar ist?

Oder was ist, wenn Mitarbeiter dem aktuell stark wachsenden Trend folgen und ihren Arbeitsplatz im Homeoffice an einen Ort verlegen, an dem sie auch ihren Urlaub verbringen würden? Also Urlaub und Arbeit verbinden.

Um Antworten auf diese Fragen zu geben und Datenschutzrisiken in der Urlaubszeit zu vermeiden, geben wir Ihnen ein paar praktische und schnell umsetzbare Tipps mit an die Hand.

E-Mail-Postfach: Während des Urlaubs die E-Mails automatisch an einen Kollegen weiterzuleiten, klingt zunächst nach einer guten Lösung, um zu verhindern, dass das Postfach überläuft und dringliche E-Mails nicht beantwortet werden. Aber: Geschäftliche E-Mails können sensible Inhalte enthalten, die nur Sie zur Kenntnis nehmen dürfen.

Wird die E-Mail automatisch an Ihren Kollegen weitergeleitet, lassen sich die sensiblen Informationen nicht mehr vertraulich halten. Nutzen Sie deshalb besser den Abwesenheitsassistenten und verfassen Sie einen kurzen Text, in dem Sie erläutern, dass Sie momentan nicht erreichbar sind, eingehende E-Mails nicht automatisch weitergeleitet werden und wie Ihr Vertreter zu erreichen ist. So kann der Absender selbst entscheiden, ob er sich an Ihren Vertreter wendet oder mit seinem Anliegen bis zu Ihrer Rückkehr wartet.

Beispiel für die Formulierung Ihrer Abwesenheitsnotiz: „Ich bin momentan nicht erreichbar. Eingehende E-Mails werden nicht automatisch weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Herr / Frau XYZ. Sie erreichen ihn per E-Mail unter xyz@mustermann.xyz oder telefonisch unter +49 (12345) 678-90.“

Telefon: Um während Ihrer Abwesenheit telefonische Anfragen nicht ins Leere laufen zu lassen, nutzen Sie eine der beiden folgenden Optionen:

Rufumleitung: Leiten Sie Ihr Telefon auf einen Kollegen um. Wie bei den E-Mails gilt hier zu beachten, dass keinem Unbefugten sensiblen Informationen zur Kenntnis gelangen können. Sprechen Sie sich vor der Rufumleitung mit Ihrem Kollegen ab.  Wenn er für Sie Anrufe entgegennimmt, muss er dem Anrufer gleich zu Beginn des Gesprächs deutlich machen, dass er den Anruf in Vertretung entgegennimmt. Nur so hat der Anrufer die Möglichkeit, sich auf die Situation einzustellen und über die Weitergabe von Informationen selbst zu bestimmen.

Mailbox: Statt den Anruf umzuleiten, können Sie Ihren automatischen Anrufbeantworter (Mailbox) aktivieren. Fassen Sie sich kurz und geben Sie nur so viele Informationen wie unbedingt nötig. Es reicht aus, dem Anrufer lediglich mitzuteilen, dass Sie momentan nicht erreichbar sind und an welchen Kollegen sich der Anrufer in dringenden Fällen wenden kann.

Arbeitsplatz: Kurz bevor der Urlaub losgeht, wird es zumeist noch mal hektisch. Vergessen Sie im Vorbereitungsstress nicht, sich Zeit dafür zu nehmen, Ordnung zu schaffen. Ein aufgeräumter Schreibtisch erleichtert Ihnen nach dem Urlaub die Rückkehr an den Arbeitsplatz.

Sie sind dafür verantwortlich, schützenswerte Informationen wie personenbezogene Daten vor dem Zugriff unbefugter Personen zu bewahren. Machen Sie deshalb „reinen Tisch“ nach dem Clean-Desk-Prinzip.

Das heißt: Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf, entsorgen Sie alle nicht mehr erforderlichen Dokumente und Dateien datenschutzkonform und schließen Sie vertrauliche Unterlagen sorgfältig weg.

Stellvertreter: Es gibt Dinge, die auch während Ihres Urlaubs nicht liegen bleiben können. Benennen Sie deshalb frühzeitig einen Stellvertreter bzw. gehen Sie auf Ihren Vorgesetzten zu und stimmen Sie ab, welche Aufgaben in Ihrer Abwesenheit stellvertretend übernommen werden müssen.

Prüfen Sie, welche Zugriffsberechtigungen der Stellvertreter erhalten muss, um diese Aufgaben erledigen zu können. Zum Einrichten der benötigten Zugriffe wenden Sie sich frühzeitig an die zuständigen IT-Kollegen.

Zugangsberechtigungen und Passwörter: Geben Sie keine Zugangsdaten (wie z. B. Benutzernamen und Passwörter für Benutzerkonten und Datenbanken) an Kollegen weiter. Denn kommen dadurch schutzwürdige Informationen Unbefugten zur Kenntnis oder wird Schaden angerichtet, fällt dies auf den Mitarbeiter zurück, der seine persönlichen Zugangsdaten an den Kollegen weitergegeben hat.

Mobiles Arbeiten: Wenn Sie Arbeiten mit Freizeit verbinden wollen und Ihr Homeoffice an Ihren Urlaubsort verlegen dürfen und möchten, ergreifen Sie unbedingt zusätzliche Schutzmaßnahmen:

  • Bewahren Sie an Ihrem Feriendomizil Ihre Arbeitsunterlagen sowie Smartphone und Notebook an einem sicheren, abschließbaren Ort auf – am besten in einem Safe.
  • Sichern Sie Ihr Notebook mit einem Kabelschloss, um zu verhindern, dass jemand „im Vorbeigehen“ lange Finger macht.
  • Schützen Sie Ihren Bildschirm mit einem Blickschutzfilter vor neugierigen Blicken.
  • Führen Sie Telefongespräche und Videomeetings an einem vor unbefugten Zuhörern geschützten Ort durch.
  • Verschlüsseln Sie die Festplatte Ihrer Geräte, um beispielsweise bei Verlust oder Diebstahl die darauf befindlichen Daten zu schützen.“

Wenn Sie obenstehende Tipps umsetzen, bevor Sie in den Urlaub gehen, können Sie sich sicher sein, dass auch während Ihrer Abwesenheit im Unternehmen nichts ins Stocken gerät. Mithin steht dem wohlverdienten Urlaub und der Erholung nichts entgegen.